Implementering af digitale løsninger – alle skal op på tømmerflåden

I langt de fleste organisationer og virksomheder ligger der store gevinster og lurer ved at implementere forskellige løsninger til kommunikation, videokonferencer, projektstyringsværktøjer, dokumentdelingsværktøjer og mere. Løsningerne findes derude – og de er ofte gratis eller billige. Men ganske ofte så går det galt når man forsøger at indføre dem.

Det skyldes ganske enkelt inerti. Vi mennesker kan bedst lide at gøre det samme i dag som vi gjorde i går. “Why fix it if it ain’t broken”. Så når vi forsøger at indføre disse løsninger vil man ofte opleve, at folk glider tilbage i deres gamle vaner. Eller endnu værre – at de overhovedet ikke begynder at bruge løsningerne.

Start fra toppen

Noget af det bedste man kan gøre er at starte fra toppen. Hvis man beslutter sig for at lave dokumentdeling via Skydrive så skal chefen være med, og gå forrest i brugen af det. Hvis man vil indføre Trello eller lignende systemer som en del af ens projektstyring, så skal projektlederen og projektejeren begge være på – og bruge det aktivt. Medarbejderne i organisationen skal opleve, at der er opslutning omkring projektet.

Der er intet mere demotiverende end når man oplever at få en ny teknologisk løsning påtvunget – og at alle dem i ledende stillinger de slipper for at bruge den. Så føles det ikke som en løsning, men nærmere som en straf. Og det bliver prestigefyldt IKKE at bruge løsningen. Det er en implementeringsstrategi der er skabt til at fejle.

Alle i organisationen skal være med. Og de skal give det en fair chance.

Læg en plan – og fastlæg en prøveperiode

Vi forestiller os en virksomhed der ønsker at afholde deres Daily Scrum-møder gennem Google Hangouts eller Skype. Det kan hjælpe på følelsen af fællesskab mellem forskellige geografiske lokaliteter, og medarbejdere der arbejder hjemme. Det er ikke omkostningstungt at indføre. Så i virkeligheden ligger det på den flade hånd at gå i gang.

Men det som sker er, at første gang man prøver der virker forbindelsen ikke til dem i Horsens. Eller ham der arbejder hjemmefra han havde ikke lige tid. Eller noget andet går galt. Så er det der breder sig en følelse af, at det var en dårlig løsning. Sagen er bare, at det er det ikke.

Det er her man skal have en plan der kræver, at man holder fast. Man skal ikke som organisation være som Grimm E. Ulv der opgiver enhver plan efter første fejlslagne forsøg. Man skal blive ved. Give det en chance i en periode. Bestem f.eks. at forsøget med Daily Scrum på video skal vare 1 måned. Derefter har man samlet erfaringer nok til at kunne afgøre om det er en god ide. Man er kommet over en del af de tekniske børnesygdomme, og kan fokusere på det væsentlige. Nemlig om det virker. Gør det organisationen mere effektiv? Føler dem der arbejder hjemme sig mere tilknyttet til teamet? Når man flere deadlines? For det er derfor vi indfører digitale løsninger. For at forbedre kommunikation og samarbejde.

Efter den første afprøvning kan man så begynde at tilpasse løsningen, finde andre tekniske platforme eller i det hele taget gøre brugen af den digitale løsning endnu bedre. For nu har alle de deltagende set, hvad det kan – og har forhåbentlig oplevet fordelen ved det.

Ham der er den i Semiosis Formidling. Underviser, indholdsudvikler, nørd, surdejsbager, kommunikationsgøgler, provinsboer, eksilkøbenhavner, uegnet til militærtjeneste og venstresnoet.